Моля, прочетете внимателно това Уведомление. То съдържа важна информация относно начина, по който обработваме личните данни на кандидати за работа и участници в подбор на персонал („Вие“, „Вас“).

 

1. Администратор на личните данни

 

Администратор на Вашите лични данни е „СОФИЯ МАРИН“ ЕООД („СОФИЯ МАРИН“, „Ние“, „Нас“) със седалище и адрес на управление: гр. София, п.к. 1000, р-н Средец, ул. "Георги Сава Раковски" № 128, ЕИК: 201506974, имейл адрес за кореспонденция: HR@axsmarine.com.

 

1. Категории лични данни

 

1. Лични данни, обработвани в контекста на конкретна процедура за подбор на персонал

 

Когато кандидатствате за работна позиция при Нас или за сключване на граждански договор и участвате в Нашите процедури по подбор на персонал, Ние бихме могли да обработваме определена информация за Вас, а именно:

 

1. Данни за Вас и данни за контакт: имена; адрес (постоянен, настоящ и адрес за кореспонденция); имейл адрес; телефонен номер; информация за позицията, за която кандидатствате;
2. Данни за образование и квалификация: автобиография/CV; мотивационно писмо; информация, съдържаща се в документи, удостоверяващи завършено образование, професионална квалификация и допълнителни специализации; информация за езиците, които владеете, както и за степента, в която ги владеете; информация за Вашите умения и квалификации (компютърни умения, технически умения, допълнителни квалификации, сертификати и курсове);
3. Данни за професионален опит: предишен трудов стаж (включително информация за предишен работодател, период на работа, място на работа, заемана длъжност, препоръки и т.н.); информация за естеството и обхвата на работата, извършвана при предишни работодатели; информация за настоящите трудови и граждански правоотношения;
4. Данни, получени по време на интервюта и тестове, проведени в рамките на процеса на набиране на персонал, включително информация за исканото/предложеното възнаграждение; информация, генерирана в рамките на проведените тестове, интервюта, и други форми на проверка на наличието на знания, умения и компетентности, квалификации и др. под.;
5. Данни от кореспонденция, проведена с Вас във връзка с Вашата кандидатура и участие в подбора;
6. Друга информация, включена по Ваша преценка в кандидатурата Ви, вкл. информация за препоръки; други данни, които сте включили в кандидатурата си по Ваша преценка, напр. снимка; информация за възраст; дата на раждане; информация, съдържаща се в автобиографии (CV), мотивационни писма; друга придружаваща съответната кандидатура документация и др. под. В случай че не желаете СОФИЯ МАРИН да обработва допълнителни лични данни за Вас, моля, не включвайте такава информация в кандидатурата си;
7. Информация, събрана и изготвена от агенции за подбор на персонал, на които СОФИЯ МАРИН е възложило провеждането на отделни етапи или целия подбор на персонал като разглеждане и оценяване на кандидатури, провеждане на интервюта и др. под. (в т.ч. данни от изготвени от агенциите доклади, препоръки и др. под.).

 

1. Лични данни, които могат да бъдат обработвани, както в контекста на конкретна процедура за подбор на персонал, така и извън конкретните процедури за подбор на персонал

 

СОФИЯ МАРИН активно се стреми да разшири екипа си, като събира информация за потенциални нови служители и партньори. Тази информация може да включва:

 

8. Информация, която е публично достъпна в професионални мрежи, платформи за набиране на персонал, уебстраници и др. под.: Всички лични данни, които сте решили да разкриете за целите на бъдещи възможности за работа или професионална реализация, включително например имена, данни за контакт, трудова история, опит, образование, професионална квалификация, компетентности и умения;
9. Информация, която получаваме от лични препоръки - СОФИЯ МАРИН използва “мрежата си от приятели” - лица като служители, бивши служители, партньори, лични познати и други, за да намери подходящи бъдещи членове на Нашия екип. Информацията, която получаваме по такива канали, може да включва автобиографии, данни за контакт, информация за Вашия професионален опит, предишна или настояща заетост, ниво на образование, професионална квалификация, компетентности, умения и препоръки от лицата, които Ви препоръчват и ни предоставят горепосочената информация.

 

Важна забележка: Моля, не ни предоставяйте информация за други лица във връзка с възможностите за работа в СОФИЯ МАРИН, ако не сте потвърдили с лицето, за което се отнасят данните, че то не възразява срещу подобни действия от Ваша страна и/или не възразява СОФИЯ МАРИН да получи съответната информация и да обработва личните му данни съобразно тази Политика.

 

• Лични данни, обработвани извън корнкертните процедури за подбор на персонал

 

10. Информация, която ни изпращате като спонтанна кандидатура: Можете да Ни изпратите лични данни, съдържащи се в спонтанни кандидатури за работа извън конкретна процедура за набиране на персонал. В тези случаи Ние ще обработваме тези лични данни, които сте решили да разкриете, като например, информацията, съдържаща се в автобиографията, с цел тези данни да бъдат взети предвид при процедурите за набиране на персонал за работни позиции в Нашия екип, които считаме за подходящи за Вашия професионален и образователен опит.

 

 

 

• Информация, която да не включвате в кандидатурата си

 

Изрично Ви молим да не включвате в кандидатурата си и да не ни изпращате информация, която не е необходима за оценяването на кандидатурата Ви за работа. По-конкретно, не трябва да ни изпращате копия на официални документи за самоличност – лична карта, паспорт, свидетелство за управление на МПС, документ за пребиваване и др. под. Копията на такива документи по никакъв начин не са необходими за оценяването на Вашата кандидатура за работа.

 

В случай че не желаете да обработваме данните в Раздел II, (i), т. 6 по-горе („Друга информация, включена по Ваша преценка в кандидатурата Ви“), любезно молим да не включвате такива данни в кандидатурата си.

 

1. Цели и основания за обработването на Вашите лични данни

 

Ние бихме могли да обработваме Вашите лични данни за следните цели и на следните основания:

 

• Подбор на персонал за конкретна позиция: Ние обработваме посочените по-горе Ваши лични данни, за да разгледаме Вашата кандидатура и да преценим доколко квалификацията и професионалният Ви опит отговарят на изискванията за тази позиция. При разглеждането на кандидатурата Ви и извършването на подбора Ние можем да осъществим контакт с Вас чрез предоставените от Вас данни за контакт с цел провеждане на интервюта или уточняване на други въпроси във връзка с кандидатурата Ви.

 

За посочената цел Ние обработваме личните Ви данни на основание чл. 6, пар. 1 (б) от Регламент (ЕС) 2016/679 („GDPR“) – предприемане на необходимите стъпки преди сключването на трудов/граждански договор с Вас, както и на основание чл. 6, пар. 1 (е) от GDPR – легитимен интерес, като Нашият легитимен интерес е да преценим съответствието на кандидатурата Ви с необходимите изисквания и да извършим подбор на персонал за запълване на определени свободни работни позиции при Нас.

 

• Правни претенции: Вашите лични данни могат да бъдат обработвани от Нас и в случаи на евентуални искове, жалби, сигнали и др. под. към компетентните държавни и съдебни органи за целите на защита и упражняване на законните права и интереси на СОФИЯ МАРИН или на трети лица като напр. Наши служители или контрагенти (вкл. съдействие при упражняване и защита на законните права и интереси на тези трети лица).

 

За посочената цел Ние обработваме личните Ви данни на основание чл. 6, пар. 1 (е) от GDPR легитимен интерес, като Нашият легитимен интерес е упражняване и защита на законните Ни права и интереси и правни претенции и съответно, легитимния интерес на трети лица като напр. Нашите служители или контрагенти, свързан с упражняване и защита на техните законни права, интереси и правни претенции.

 

• Спазване на законови задължения

 

В определени случаи и на основание чл. 6, пар. 1 (в) от GDPR бихме могли да обработваме Вашите лични данни и с цел спазване на законови задължения, които се прилагат спрямо Нас, като напр. задължението да отговорим на Ваше запитване относно защитата на личните Ви данни, както и воденето на документация и докладването пред компетентните органи, ако е приложимо.

 

• Спонтанно кандидатстване и препоръки

 

Когато Вие сте предоставили Вашите лични данни при спонтанно кандидатстване (кандидатстване, което не е по конкретно обявена от Нас свободна позиция) или сме получили препоръка от „мрежата Ни от приятели“, Ние обработваме Вашите данни на основание чл. 6, пар. 1 (е) от GDPR – легитимен интерес, като Нашият легитимен интерес е да преценим съответствието на кандидатурата Ви спрямо свободни работни позиции при Нас.

 

• Бъдещ подбор на персонал

 

Можем да обработваме Вашите данни  за целите на извършването на бъдещи подбори на персонал на основание Вашето изрично, свободно и доброволно съгласие – чл. 6, пар. 1 (a) от GDPR. Това включва вписването Ви в Нашата база данни с кандидати за работа за бъдещи подбори, извършване на преценка доколко сте подходящ/а за дадена позиция (в т.ч. различна от тази, за която първоначално сте кандидатствали, в случай че е имало такава), разглеждане на кандидатурата Ви и за осъществяване на контакт с Вас в тази връзка.

 

• Други цели, за които Субектът на данни е предоставил доброволно съгласието си.

 

Можем да обработваме Вашите лични данни въз основа на Вашето конкретно и изрично съгласие и за други цели, извън горепосочените. Категориите лични данни, които се обработват в такива случаи, ще бъдат описани във всеки документ за съгласие. Вие имате право да оттеглите съгласието си по всяко време, без това да доведе до негативни последици за Вас. Оттеглянето на или отказът да дадете съгласието си не се отразява по никакъв начин на участието Ви в подбора за конкретната позиция, за която кандидатствате.

 

1. От какви източници получаваме Вашите лични данни?

 

Обикновено получаваме личните Ви данни от Вас:

• когато ни изпратите кандидатурата си в контекста на конкретна процедура за подбор на персонал;
• когато кандидатствате спонтанно без кандидатурата Ви да се отнася за конкретно отворена позиция за работа, например, когато се свържете с Нас по собствена инициатива чрез имейл, Нашия уебсайт или лично на място;
• когато предоставяте личните си данни за целите на бъдещи процедури за подбор на персонал.

 

В някои случаи обработваните от Нас лични данни не се събират или получават директно от Вас, а от трети страни. Възможно е да получаваме Вашите лични данни от следните източници:

• агенции за подбор на персонал;
• професионални социални мрежи, платформи и уебстраници - можем да обработваме много ограничена информация, която сте предоставили публично, когато от контекста на мрежата, платформата или уебстраницата и естеството на предоставената информация става ясно, че тя е публикувана с цел набиране на персонал или когато изпращате кандидатурата си за конкретна позиция на СОФИЯ МАРИН чрез публикувана обява в професионалните социални мрежи, платформи и уебстраници;
• лични препоръки - обикновено тези препоръки идват от физически лица, които са част от „мрежата от приятели“ на СОФИЯ МАРИН, с които имате личен контакт. Ние не обработваме лични данни, предоставени чрез лични препоръки, ако разберем, че възразявате срещу обработване за тези цели; в този случай, незабавно ще изтрием цялата информация за Вас. За да осигурим упражняването на правата на препоръчаните лица съгласно приложимото законодателство за защита на личните данни, осигуряваме проследимост на лицата, които предоставят препоръки, т.е. запазваме информация, че конкретно лице е направило препоръка. Съхраняваме информацията за лицата, които Ни предоставят лична препоръка за срока, за който съхраняваме личните данни на лицето, което те ни препоръчват, и обработваме тези данни въз основа на легитимен интерес по чл. 6, пар. 1 (е) от GDPR. Тези лица имат правата по Раздел IX по-долу.

 

1. Колко дълго съхраняваме личните Ви данни?

 

Ние ще обработваме Вашите лични данни в рамките на процеса по подбор за конкретната позиция, за която е подадена кандидатурата Ви, и ще ги съхраняваме за не повече от 6 (шест) месеца след приключване този процес. В случай че сме изискали от Вас да Ни представите оригинали или нотариално заверени копия на документи, които удостоверяват Вашата квалификационна степен и стаж, необходими за съответната длъжност, Ние ще Ви върнем тези документи в 6-(шест-) месечен срок от окончателното приключване на процедурата по подбор, ако не сте одобрени за назначаване.

 

Личните данни, предоставени ни извън конкретна процедура за набиране на персонал (т.е. спонтанни кандидатури, лични препоръки), ще бъдат съхранявани от нас за срок до 6 (шест) месеца след получаването им. Ако желаете данните Ви да бъдат съхранявани в базата данни на СОФИЯ МАРИН за бъдещи подбори по-дълго от тези 6 (шест) месеца, следва да предоставите Вашето изрично съгласие за това.

 

Личните данни, които получаваме и обработваме въз основа на Вашето изрично съгласие, се обработват до неговото оттегляне и/или за сроковете, посочени в съответното съгласие – което от двете обстоятелства настъпи по-рано.

 

В случай на възникнал правен спор или производство, налагащо запазване на лични данни и/или в случай на искане от компетентен държавен орган, е възможно да запазим данните за по-дълъг период, до окончателното приключване на производството пред всички инстанции, както и за срок до 5 (пет) години след датата на окончателното приключване на това производство.

 

Личните Ви данни могат да бъдат обработвани и за по-дълъг срок от посочените по-горе срокове, ако действащото законодателство предвижда обработване на данните за по-дълъг срок.

 

В случай че бъдете избран/а и назначен/а на съответна позиция при Нас, информацията и документите, предоставени Ни в процеса на кандидатстване и подбор, биха могли да станат част от досието Ви в качеството Ви на служител или изпълнител по граждански договор. Ние ще съхраняваме тези документи и информация съобразно определените от Нас срокове за съхранение на данни на служители и изпълнители по граждански договори. В случай че бъдете избран/a за съответна позиция, за целите на сключването на договора с Вас (трудов или граждански), може да бъде необходимо да предоставите допълнителна информация и документи, съобразно изискванията на приложимото законодателство и вътрешните Ни правила и процедури. В тези случаи Ние ще представим на Вашето внимание Нашата Политика за защита на личните данни относно персонала на „СОФИЯ МАРИН“ ЕООД.

 

• Кой може да има достъп до Вашите лични данни?

 

Вашите лични данни биха могли да бъдат предоставяни на:

• Дружества от Групата на София Марин;
• Дружества, които обработват лични данни от Наше име, като напр. доставчици на IT услуги, агенции за подбор на персонал, платформи за набиране на персонал и др. под. – обработващи лични данни. Тези дружества обработват Вашите лични данни въз основа на споразумение, сключено с Нас, при стриктно спазване на Нашите инструкции и единствено в рамките на необходимото за изпълнение на възложените им дейности;
• Доставчици на пощенски услуги и телекомуникационни услуги за целите на осъществяване на връзка с Вас;
• Доставчици на правни или нотариални услуги – в случай на необходимост от защита на Нашите законни права и легитимни интереси;
• Компетентни общински, държавни и съдебни органи, съобразно предвидения в нормативната уредба ред;
• При изрично съгласие – други категории получатели, изрично указани в съгласието.

 

• Предаване на лични данни до трети държави

 

Поради глобалния характер на дейността си, е възможно СОФИЯ МАРИН да има законен интерес да предаде лични данни относно Субектите на данни в рамките на Групата на СОФИЯ МАРИН (вкл. дружеството-майка във Франция или други дружества от Групата, установени в ЕС, Сингапур, Великобритания, САЩ и др.) или на свои обработващи лични данни. По-конкретно в рамките на Групата на СОФИЯ МАРИН служители на СОФИЯ МАРИН могат да имат за ръководител във връзка с изпълнение на техните служебни задачи, лице, което е служител на друго дружество от Групата на СОФИЯ МАРИН и може да е установен в друга държава (напр. държава в ЕС или Сингапур); също така определени лица, които са служители на на друго дружество от Групата на СОФИЯ МАРИН и може да са установени в друга държава могат да бъдат ангажирани като ръководители в процеса по подбор (hiring managers) – в тези случаи такъв ръководител може да обработва данните, описани в тази Политика за целите предвидени в същата, доколкото същите попадат в обхвата на неговите функции (напр. провеждане на интервю с кандидат; преценка на кандидатурата и др. под.). В случай че се наложи такива лични данни да бъдат предадени от СОФИЯ МАРИН към дружество-получател в държава извън Европейския съюз (ЕС) или Европейското икономическо пространство (ЕИП), вкл., това ще бъде сторено при спазване на принципите, заложени в настоящата Политика, и при спазване на законовите изисквания за предаване на лични данни съгласно чл. 44 и следващите от Регламента.

 

1. Какви са Вашите права по отношения на обработването на личните Ви данни?

 

Във връзка с обработването на личните Ви данни от страна на СОФИЯ МАРИН за посочените в това Уведомление за защита на личните данни цели, Вие имате следните права:

 

• Право на информация: да получите информация относно обработването на личните Ви данни от Наша страна. Настоящото Уведомление е изготвено в изпълнение на задължението ни по чл. 13 и чл. 14 от GDPR и Ви се предоставя с оглед това Ваше право;
• Право на достъп: да получите потвърждение дали се обработват лични данни, отнасящи се до Вас, както и да получите достъп до тези данни и до детайлна информация относно обработването и правата Ви съгласно GDPR, вкл. да поискате копие от данните;
• Право на коригиране: да изискате коригирането или допълването на личните Ви данни, ако те са неточни или непълни;
• Право на изтриване: да изискате изтриването на личните Ви данни, ако са налице основанията за това, предвидени в GDPR;
• Право на ограничаване на обработването: да изискате от Нас ограничаване на обработването на личните Ви данни в рамките на предвиденото в GDPR, ако са налице основанията за това, предвидени в същия;
• Уведомяване на трети лица, на които са предоставени личните Ви данни, за всяко извършено коригиране, изтриване или ограничаване на обработването им, освен ако това е невъзможно или изисква несъразмерно големи усилия от Наша страна;
• Право на преносимост на данните (ако е приложимо): да получите личните си данни, които сте Ни предоставили, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат, и да прехвърлите тези данни на друг администратор без възпрепятстване при наличие на предвидените от GDPR основания за това;
• Право на оттегляне на съгласието: Доколкото Вашите данни се обработват въз основа на Вашето съгласие, имате право да оттеглите съгласието си по всяко време. При оттегляне на съгласието Ви, ще спрем обработването на личните Ви данни, които обработваме въз основа на това съгласие. Оттеглянето на съгласието не оказва влияние върху законосъобразността на обработването, извършено въз основа на съгласието преди неговото оттегляне.
• Право да не бъдете обект на автоматизирано решение, основаващо се единствено на автоматизирано обработване (т.е. без човешка намеса), вкл. профилиране по смисъла на GDPR. За избягване на всякакви съмнения, Към настоящия момент СОФИЯ МАРИН не извършва такова обработване;
• Право да подадете жалба до надзорен орган по защита на личните данни, по-специално в държавата членка (на ЕС/ЕИП) на обичайното Ви местопребиваване, мястото Ви на работа или мястото на предполагаемото нарушение, ако считате, че обработването на лични Ви данни нарушава разпоредбите на GDPR или на други приложими изисквания за защита на личните данни. Надзорният орган в Република България е Комисия за защита на личните данни, с адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2, уебсайт: https://www.cpdp.bg/.

 

• Право на възражение срещу обработването на личните Ви данни, което се основава на легитимен интерес на СОФИЯ МАРИН или на трета страна съгласно чл. 6, пар. 1 (е) от GDPR, както е описано по-горе. В тези случаи прекратяваме обработването на личните данни, освен ако не докажем, че съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред Вашите интереси, права и свободи, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

 

Може да упражните правата си, като отправите съответно писмено искане към Нас на посочените по-горе в това Уведомление данни за контакт в съответствие с изискванията на приложимото законодателство.

 

Това Уведомление влиза в сила от 25.05.2018 г.

Последна актуализация: 22.08.2024